Comment mettre en place la démarche qualiopi

Des organismes de formation en formation ? Cela peut se produire lorsque vous vous engagez dans une démarche qualité afin d’obtenir le certificat Qualiopi. Obligatoire dès janvier 2022 pour les organismes de formation professionnelle, cette certification peut être plus facile à obtenir si vous faites intervenir un consultant extérieur qui aidera vos équipes à travailler de manière conforme aux référentiels de qualité.

Une démarche qualité obligatoire pour les organismes de formation

Qualiopi est une certification destinée aux organismes de formation qui proposent au moins une des 4 prestations suivantes : des actions de formation continue, des bilans de compétences, des formations par apprentissage et l’accompagnement à la VAE (Valorisation des Acquis de l’Expérience). Cette certification sera obligatoire à partir de janvier 2022, remplaçant alors les référentiels Datadock et CNEFOP. Son objectif est double. Tout d’abord, elle est nécessaire afin que ces organismes puissent bénéficier des fonds mutualisés de la formation professionnelle auxquels ont cotisé leurs clients. Ensuite, la généralisation de la certification Qualiopi va permettre d’harmoniser au niveau national les offres de formation professionnelle. Tous les prestataires répondront ainsi aux mêmes exigences de qualité. Afin d’obtenir cette certification, il peut être utile de demander une assistance externe. En faisant intervenir un cabinet spécialisé comme www.certification-qse.com, vous bénéficiez d’un support pour vos équipes. Un consultant en qualité guide vos collaborateurs et, grâce à sa connaissance approfondie des exigences de Qualiopi, permet un déploiement optimal de la certification.

Les prérequis et les démarches avant la certification

Certaines conditions sont à remplir avant de pouvoir prétendre à la certification de la formation professionnelle, Qualiopi. Il faut posséder un numéro SIRET et être une personne morale ou physique avec une raison sociale. La structure doit être en activité depuis plus de 3 mois. Vous devez également fournir un numéro d’enregistrement d’activité, qui peut être demandé auprès de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités dont vous dépendez. Enfin, il faut prouver que votre structure respecte les exigences du RQN (Référentiel Qualité National) Qualiopi, Différentes étapes se succèdent pour se préparer à l’audit de certification :

• dresser l’inventaire de votre documentation et de sa gestion ;

• cartographier vos processus types ;

• utiliser le Guide de lecture du Référentiel Qualité National, édité par le Ministère du Travail, pour comprendre de manière concrète les attentes de chacun des 7 critères et 32 indicateurs d’appréciation ;

• axer votre système documentaire sur les attentes du RQN.

De l’audit de certification à l’obtention du certificat Qualiopi

Lorsque le jour de l’audit arrive, l'auditeur vérifie que vos processus sont conformes aux attentes du référentiel de qualité. Il réalise ensuite un rapport d’audit qui vous est envoyé et dans lequel il mentionne précisément combien d’indicateurs sont conformes et non conformes, en expliquant les raisons des non-conformités et en les classant selon qu’elles soient mineures ou majeures. Vous devez alors rédiger un plan d’action concernant le traitement des différentes non-conformités, qui doit être validé par l’auditeur. S’il y a au plus 4 non-conformités mineures, l’organisme certificateur va attribuer la certification et un délai de 6 mois est accordé pour corriger ces non-conformités. Dans le cas de non-conformités majeures, seule leur correction dans un délai de 3 mois peut entraîner la délivrance du certificat qui est valable pour 3 ans. Au milieu de cette période, un audit de surveillance est réalisé. Lorsque la fin de validité du certificat approche, vous pouvez demander un audit de renouvellement afin d’obtenir un nouveau certificat.

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